Conditions Générales de Service (CGS)

Conditions Générales de Service (CGS)

Version du : 01/01/2025

Les présentes conditions générales de service (ci-après « CGS ») sont conclues entre :

  • La société YANOVA, société à responsabilité limitée, enregistrée au Registre du Commerce et des Sociétés de PAU sous le numéro 880 584 529, dont le siège social est situé 2 rue de la Caserne, 64490 BEOUS (ci-après dénommée « YANOVA »),
  • Et toute personne morale ou physique souscrivant aux Prestations de YANOVA (ci-après le « CLIENT »).

1. Définitions

  • Données Personnelles : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale. (cf. RGPD).
  • Informations Confidentielles : (i) toutes informations divulguées par YANOVA au CLIENT dans le cadre des Prestations réalisées par YANOVA, quelle qu’en soit la nature et le support, par écrit ou oral ; (ii) sans que cette liste ne soit exhaustive, toutes les informations de nature industrielle, marketing, commerciale, stratégique ou financière, ainsi que toutes données et éléments susceptibles de protection au titre de la propriété intellectuelle – protégés ou protégeables – ou de protection au titre du secret des affaires et/ou du savoir-faire.
  • Prestations : Désignent ensemble ou séparément les prestations en lien avec le Bon de Commande, incluant l’accès et l’utilisation du logiciel LEGALYA (ci-après « LEGALYA »), en mode SaaS, ainsi que toutes prestations associées (installation, configuration, support, conseil, etc.).
  • Bon de Commande : Désigne les Prestations, le prix, la durée, les conditions du droit d’accès au logiciel LEGALYA (nombre d’utilisateurs, fonctionnalités, etc.), ainsi que les modalités de paiement et les délais de livraison validés par le CLIENT.
  • Logiciel LEGALYA : Désigne la plateforme logicielle fournie en mode SaaS relative à un système d’aide à la mise en conformité RGPD et IA-ACT (gestion des registres de traitements, des demandes, des incidents et des IA, gestion documentaire, gestion des tâches…).
  • Formulaire d'inscription : Désigne le formulaire disponible en ligne sur le site internet dans lequel le CLIENT choisi la formule qu'il souhaite notament la durée d'abonnement, les modalités de règlement. L'utilisation de ce formulaire pour réaliser l'inscription au service par le client, qui accepte préalablement les présentes CGS et CGU (conditions générales d'utilisation), à valeur de Bon de commande.

2. Objet

Les présentes CGS visent à définir les relations entre YANOVA et le CLIENT, et les conditions applicables à toute(s) Prestation(s) effectuée(s) par YANOVA, notamment l’accès et l’utilisation du logiciel LEGALYA.
Le CLIENT reconnaît que YANOVA fera ses meilleurs efforts pour respecter les dates et les délais de livraison des Prestations, sans pour autant être tenue d’une obligation de résultat.
La signature du Bon de Commande implique une acceptation sans réserve par le CLIENT des présentes CGS, lesquelles prévalent sur toutes autres conditions générales ou particulières non expressément agréées par YANOVA.
YANOVA se réserve le droit de modifier les CGS à tout moment, étant entendu que les conditions applicables seront celles en vigueur à la date de signature du Bon de Commande par le CLIENT.

3. Durée

La durée des Prestations est fixée dans le Bon de Commande ou dans le formulaire d'inscription. Elle peut être prolongée en cas de :

  1. Retard ou omission du fait du CLIENT ou de tiers, notamment dans la communication des informations exactes et complètes nécessaires à la réalisation des Prestations.
  2. Modification en cours de réalisation ou extension de la mission.

YANOVA pourra mettre un terme à sa mission de plein droit et avec effet immédiat en cas de :

  • Mise en œuvre par le CLIENT de solutions de traitement de l’information manifestement inadaptées (après avertissement écrit de YANOVA).
  • Force majeure se prolongeant au-delà de deux (2) mois.
  • Non-paiement d’une facture non contestée, malgré une mise en demeure restée infructueuse.

En l’absence de faute lourde de YANOVA, le CLIENT pourra mettre un terme aux Prestations après la durée initialement prévue au Bon de Commande, sous réserve d’un préavis écrit de trois (3) mois.
En cas de faute lourde de YANOVA ou d’indisponibilité du logiciel LEGALYA pendant au moins cinq (5) jours consécutifs du fait exclusif de YANOVA, le CLIENT pourra demander la résiliation des services avec effet immédiat (les Prestations déjà réalisées restant dues).

4. Conditions financières

YANOVA se réserve le droit de modifier ses tarifs à tout moment. Toutefois, les tarifs figurant sur le Bon de Commande seront les seuls applicables au CLIENT pour la durée mentionnée audit Bon de Commande.
Les modalités de règlement sont précisées dans le Bon de Commande. En cas de retard ou de défaut de paiement, les intérêts de retard légaux et l’indemnité forfaitaire de quarante (40) euros pour frais de recouvrement s’appliqueront de plein droit.
Si le CLIENT décide unilatéralement de mettre fin à la mission avant son terme, il sera redevable des honoraires pour la durée prévue au Bon de Commande.

5. Confidentialité

YANOVA s’engage à ne pas divulguer, ni utiliser, ni laisser utiliser par son personnel ou ses prestataires, en dehors de l’exécution des Prestations, les Informations Confidentielles mises à sa disposition, sans autorisation écrite et préalable du CLIENT. YANOVA prendra toutes les mesures nécessaires pour en assurer la protection.

6. Responsabilité

  1. Obligation de moyens : Les engagements de YANOVA constituent une obligation de moyens. YANOVA s’engage à exécuter les Prestations dans le respect des règles de l’art, des lois et règlements en vigueur.
  2. Limitation : La responsabilité de YANOVA est limitée au montant total hors taxes des sommes perçues par YANOVA au cours des six (6) derniers mois précédant le fait générateur de responsabilité, dans la limite maximale de 50 000 (cinquante mille) euros toutes taxes comprises, et exclusivement pour les dommages directs.
  3. Exclusions : La responsabilité de YANOVA ne saurait être engagée pour :
    • Les dommages indirects (perte d’exploitation, perte de données, manque à gagner, etc.).
    • Les dommages résultant d’une négligence ou d’un manquement du CLIENT ou d’un tiers.
    • L’inexécution de ses obligations contractuelles résultant d’un cas de force majeure.
  4. Spécificités liées au logiciel LEGALYA :
    • LEGALYA est développé pour gérer des opérations de conformité (RGPD, IA-ACT…) sur un environnement technique déterminé. En cas d’obsolescence d’éléments tiers (systèmes, infrastructures, etc.), YANOVA décline toute responsabilité quant à l’indisponibilité partielle ou totale de LEGALYA.
    • En cas d’augmentation importante du nombre d’utilisateurs ou du volume de données sans notification préalable à YANOVA, YANOVA ne saurait être tenue responsable d’éventuels ralentissements ou dysfonctionnements.
    • Le CLIENT est seul responsable de la diffusion en interne et en externe de ses informations de connexion et de la nature des données qu’il enregistre dans LEGALYA.
    • YANOVA ne pourra être tenue pour responsable en cas d’attaque informatique, piratage ou panne provenant de fournisseurs tiers ou relevant de cas de force majeure.

7. Propriété intellectuelle

YANOVA est propriétaire du logiciel LEGALYA et concède au CLIENT un droit d’accès strictement limité et défini dans le Bon de Commande (en fonction de la formule souscrite).

  • Évolutions du logiciel : Le CLIENT peut demander à YANOVA des évolutions spécifiques de LEGALYA. YANOVA reste seule propriétaire des concepts, méthodes, processus et du code correspondant.
  • Données du CLIENT : Le CLIENT reste propriétaire des données qu’il renseigne dans LEGALYA. Il peut en demander l’export à tout moment, dans un délai raisonnable.
  • Restrictions : Sauf accord écrit, le CLIENT n’est pas autorisé à reproduire, modifier, distribuer ou développer un logiciel similaire à LEGALYA à partir de tout ou partie des éléments qui le composent.
  • Confidentialité du logiciel : YANOVA s’engage à ne divulguer aucune information relative aux données propres au CLIENT. Réciproquement, le CLIENT s’engage à ne divulguer aucune information relative à la structure, aux méthodes, aux processus et aux éléments internes de LEGALYA.

8. Données personnelles

Le Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et la Loi Informatique et Libertés (LIL) sont applicables aux traitements des Données Personnelles dans le cadre des Prestations :

  1. Rôles des parties :

    • YANOVA agit en qualité de Sous-traitant pour le compte du CLIENT (Responsable de traitement), dès lors que le CLIENT saisit ou fait saisir des Données Personnelles dans LEGALYA.
    • Le CLIENT est responsable de l’exactitude et de la légalité des Données Personnelles qu’il traite dans LEGALYA.

  2. Instructions : YANOVA ne traite les Données Personnelles du CLIENT que sur instruction de ce dernier, sauf obligation légale.

  3. Données sensibles / de santé : LEGALYA n’est pas conçu pour stocker des données de santé ou autres données sensibles non indispensables à la mise en conformité RGPD/IA-ACT. Le CLIENT est seul responsable de tout enregistrement inapproprié dans LEGALYA.

  4. Sécurité : YANOVA met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les Données Personnelles contre la perte, l’altération, la divulgation ou l’accès non autorisé.

  5. Sous-traitants ultérieurs : Le CLIENT autorise YANOVA à recourir à des sous-traitants pour l’exécution des Prestations, sous réserve que ces sous-traitants respectent des obligations au moins équivalentes à celles prévues par les présentes CGS en matière de protection des données.

  6. Transfert de données : YANOVA s’engage à héberger les Données Personnelles dans l’Espace Économique Européen (EEE). En cas de transfert hors EEE, YANOVA mettra en place les garanties adéquates (clauses contractuelles types, etc.) et en informera le CLIENT.

  7. Limitation de responsabilité : La responsabilité de YANOVA en matière de Données Personnelles est également limitée, conformément à l’article 6 ci-dessus.

9. Cessibilité – Sous-traitance

YANOVA se réserve le droit de céder ou de sous-traiter tout ou partie des Prestations à des prestataires tiers répondant aux mêmes exigences de qualification et de confidentialité. Le cas échéant, YANOVA en informera le CLIENT.

10. Non-sollicitation de personnel

Le CLIENT s’interdit de solliciter ou de débaucher un collaborateur de YANOVA ayant travaillé sur les Prestations, pendant la durée de celles-ci et dans l’année suivant leur achèvement. En cas de violation, le CLIENT sera redevable d’une indemnité égale à un an du dernier salaire brut de la personne concernée.

11. Loi applicable et juridiction compétente

Les présentes CGS sont soumises à la loi française.
Tout litige relatif à l’exécution ou l’interprétation des présentes sera soumis aux tribunaux compétents du ressort du siège social de la Société.

RGPD - Demande Conditions générales d'utilisation (CGU)